Das Haushaltsgesetz 2025 hat festgeschrieben, dass die Verwalter von Gesellschafter eine eigene zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC) eröffnen bzw. verwalten und dem Handelsregister melden müssen. Bis kurzem fehlten hierzu die genaueren Angaben und Ausführungen. Mitte März wurde nun vom zuständigen Ministerium eine Mitteilung veröffentlicht, mit welcher die Pflicht genauer definiert und erläutert wurde.
Das Ministerium hat nun also festgestellt, dass:
- Alle Verwalter einer Gesellschaft mit Sitz in Italien eine eigene, persönliche PEC-Adresse eröffnen und dem Handelsregister mitteilen müssen. Dies betrifft daher ausdrücklich auch die bereits vor 2025 gegründeten bzw. tätigen Gesellschaften, und nicht nur, wie zunächst aufgefasst, nur die in diesem Jahr neu gegründeten Gesellschaften.
- Jeder Verwalter muss separat eine eigene, nur von ihm persönlich geführte PEC-Adresse einrichten, welche als digitales Domizil gilt. Es darf sich hierbei ausdrücklich nicht um dieselbe PEC-Adresse der Gesellschaft handeln.
- Diese Pflicht gilt für alle Subjekte (also Personen, aber auch Gesellschaften), welche die effektive Verwaltung einer Gesellschaft innehaben (also auch z.B. eventuelle Liquidatoren).
- Die Pflicht besteht für alle Verwalter, unabhängig von ihrem persönlichen Wohnsitz oder Domizil (und ist somit auch für nichtansässige Verwalter von Gesellschaften anzuwenden).
- Die bereits bestehenden Gesellschaften, welche vor 2025 gegründet worden sind, haben bis zum 30. Juni 2025 Zeit, um dem Handelsregister die jeweiligen PEC-Adressen ihrer Verwalter mitzuteilen.
- Nach der neuen Auslegung betrifft dies nun alle Gesellschaften, also nicht nur die GmbHs, sondern auch die Personengesellschaften. Bei den Personengesellschaften betrifft dies bei den KGs die verwaltenden Gesellschafter, also die Komplementäre. Bei den OHGs betrifft dies alle Gesellschafter.
Aktuell sind keine spezifischen Verwaltungsstrafen für die Unterlassung der Einrichtung und Meldung der PECs vorgesehen, jedoch können die allgemeinen Verwaltungsstrafen im Ausmaß von 103.- bis 1.032.- Euro verhängt werden.
Wir empfehlen daher, sich baldmöglichst um die Einrichtung der notwendigen PEC-Adressen für die Verwalter zu kümmern. Bitte teilen Sie diese anschließend Ihrem Sachbearbeiter mit, damit wir sie dem Handelsregister melden können.
